Qui ne connaît pas Excel? C’est un outil incontournable dans le secteur de la construction: accessible, personnalisable et, surtout, familier. Il permet de gérer des budgets, de suivre des plannings et d’organiser des ressources. Beaucoup d’entreprises l’utilisent encore quotidiennement aujourd’hui et en sont pleinement satisfaites. Alors, pourquoi changer?
D’abord, soyons honnêtes: nous sommes tellement habitués à utiliser Excel en construction que nous avons tendance à en oublier ses défauts, pourtant particulièrement agaçants! Qui n’a jamais perdu des heures précieuses à remplir un tableau, ajuster des formules et essayer (en vain) de faire correspondre un graphique à des données? Qui n’a jamais perdu patience en cherchant pourquoi cette fichue feuille affiche #REF!? S'il est un allié précieux pour de nombreuses entreprises, il est aussi le cauchemar de beaucoup d’employés (comme le soulignait d’ailleurs l’invité de notre premier épisode de balado).
La réalité, c’est qu’Excel a ses limites. Si gérer un ou deux projets avec un fichier bien structuré est possible, la situation se complique à mesure que l’entreprise prend de l’ampleur. Si vous multipliez les projets, devez gérer des équipes sur plusieurs chantiers ou suivre des coûts en temps réel… il peut rapidement devenir un frein à votre croissance. Et, pendant que vous jonglez avec des lignes et des colonnes, d’autres entreprises optimisent leurs opérations et vous dépassent.
Utiliser Excel pour gérer vos projets de construction fonctionne… jusqu’à un certain point. Pour soutenir la croissance de votre entreprise et préserver votre rentabilité, il est essentiel de:
Excel peut vous freiner. Un logiciel spécialisé, lui, vous propulse vers plus d’efficacité, de rentabilité… et de sérénité.
Bien sûr! Excel est un véritable pilier dans le monde de la construction. Difficile de trouver une entreprise qui ne l'a jamais utilisé pour gérer ses projets. Pourquoi? Parce qu’Excel est simple d’utilisation (du moins, en apparence), pas cher, flexible et qu’il offre des possibilités de personnalisation quasi infinies.
Beaucoup d’entrepreneurs l’utilisent et la plupart en sont très contents. Après tout, c’est un outil accessible, qui ne nécessite aucune formation spécifique et qui offre des possibilités de personnalisation intéressantes, même sans être un expert. De nombreux modèles Excel gratuits sont disponibles en ligne et permettent de bien démarrer, même si l’on n’a jamais su saisir correctement la moindre formule! Il est possible de créer des tableaux pour suivre les coûts, les paiements, les délais de livraison et la gestion des matériaux. Il n’est pas rare de voir des entreprises créer un fichier personnalisé pour chaque aspect de leurs projets, de la gestion des tâches à la planification des ressources.
Pour les petites entreprises ou celles qui gèrent peu de projets à la fois, Excel est souvent la meilleure solution. Alors pourquoi se méfier d’Excel en construction?
En réalité, la bonne question à se poser, c’est: jusqu’où Excel peut-il accompagner votre entreprise de construction? Car, s'il a clairement des avantages pour les petites entreprises ou pour les projets de petite envergure, dès que l’on passe à un volume plus important ou à des projets plus complexes, les limitations du logiciel deviennent rapidement évidentes.
Excel n’a pas été conçu pour la collaboration en temps réel. Chaque modification nécessite l’envoi d’un fichier mis à jour, ce qui entraîne des erreurs de version et des pertes d’informations. Lorsqu’un projet devient plus important et que le nombre d’intervenants augmente, le manque de centralisation des données ralentit la prise de décision et augmente le risque d’erreurs.
Avec Excel, il est relativement facile de gérer deux ou trois petits projets en parallèle. Mais dès qu’il s’agit de gérer plusieurs projets d’envergure, les choses se compliquent. Chaque fichier fonctionne en silo, ce qui rend difficile l’obtention d’une vue d’ensemble. La mise à jour manuelle des informations devient chronophage pour les employés et source d’incohérences. Plus vous ajoutez de projets, plus le suivi devient un casse-tête.
Une simple faute de frappe dans une formule peut fausser l’ensemble d’un budget ou d’un plan. Sans système d’alerte ou de correction automatique, ces erreurs passent souvent inaperçues, jusqu’à ce qu’il soit trop tard!
Excel, bien qu’efficace pour des calculs simples et des suivis basiques, ne s’intègre pas facilement avec d’autres plateformes indispensables à une gestion de projet moderne. Par exemple, il n’est pas conçu pour se connecter facilement à des sites de comptabilité, des outils de gestion des ressources humaines ou des logiciels de suivi de la paie. Cette absence d’intégration est particulièrement problématique lorsqu’il s’agit de suivre les coûts en temps réel, de coordonner les équipes ou de gérer les tâches de manière optimale. L’unification des outils est pourtant primordiale en gestion de projet.
Un logiciel spécialisé automatise de nombreuses tâches répétitives comme le suivi des projets, la budgétisation ou la gestion des ressources. Grâce à des processus optimisés, les équipes peuvent se concentrer sur des travaux à forte valeur ajoutée et améliorer leur productivité.
Contrairement à Excel, où chaque projet a son propre fichier isolé, un logiciel spécialisé centralise toutes les informations en un seul endroit. Chaque membre de l’équipe a accès aux dernières mises à jour en temps réel, ce qui évite les doublons et les erreurs.
Plus besoin d’éplucher des dizaines de fichiers envoyés par courriel: un logiciel intégré permet de suivre l’avancement en direct et de communiquer efficacement. Résultat: moins d’allers-retours, plus de réactivité et des projets mieux maîtrisés.
Les logiciels spécialisés offrent des tableaux de bord interactifs qui donnent une vue claire sur les performances des projets. Grâce à des analyses précises et des prévisions budgétaires fiables, les dirigeants peuvent prendre des décisions éclairées et maximiser la rentabilité.
Vous vous dites certainement que vous n’en êtes pas encore là, voire même que vous n’avez pas besoin d’intelligence artificielle pour performer! Mais que se passera-t-il lorsque vos concurrents utiliseront tous l’intelligence artificielle pour travailler? Prenez une longueur d’avance en collectant un maximum de données pertinentes (indispensables pour nourrir une IA dans le futur) et en choisissant des outils qui intègrent déjà l’intelligence artificielle.
Excel a longtemps été un allié incontournable pour la gestion de projet en construction, mais ses limites deviennent évidentes dès que les enjeux se complexifient.
Investir dans un logiciel de gestion de projet spécialisé, ce n’est pas une dépense, c’est un levier de croissance. Il permet d’automatiser les tâches répétitives, de centraliser toutes les informations en temps réel et d’améliorer la collaboration entre les équipes. Résultat: des décisions plus rapides et précises, une meilleure maîtrise des coûts et des projets livrés à temps.
Alors, êtes-vous prêt à laisser Excel derrière vous et à passer à la vitesse supérieure? Il est temps d’équiper votre entreprise d’une plateforme qui vous fera réellement gagner en rentabilité et en efficacité.
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