La digitalización de la gestión de documentos de construcción es un paso en la buena dirección, pero sigue habiendo retos que podríamos gestionar mejor.
Una gestión documental adecuada es esencial para empresas de todos los tamaños del sector de la construcción. Muchas empresas de la construcción han dado el primer paso y han pasado de los sistemas de gestión de documentos en papel a los digitales. Sin embargo, muchas siguen alojando sus sistemas de gestión de documentos en servidores internos y aún no han resuelto los problemas de almacenamiento y accesibilidad que aún tienen. Pasarse a un sistema de gestión de documentos de construcción basado en la nube es la clave para una colaboración y comunicación claras y sencillas entre los equipos. Siga leyendo para obtener más información sobre los sistemas de gestión documental.
El uso de servidores digitales internos supone una mejora con respecto a la gestión de documentos en papel. Sirven como depósito central de documentos con funciones de búsqueda sencillas. La transición de los sistemas basados en papel a los servidores internos aportará a las empresas de construcción ventajas como una mayor eficiencia y seguridad, ahorro de costes, mejor accesibilidad y una gestión más sencilla del cumplimiento de la normativa.
Sin embargo, el uso de servidores internos para gestionar los documentos de construcción no está exento de limitaciones, en particular :
El punto más importante es que los servidores internos restringen el acceso a los documentos a quienes trabajan en la oficina, lo que significa que quienes están sobre el terreno tienen que visitar físicamente la oficina para obtener la información que necesitan. Si esto no le parece un gran problema en términos de eficiencia y tiempo invertido, tenga en cuenta que los jefes de proyecto y los supervisores de obra dedican una media de 5,5 horas a la semana simplemente a buscar datos/información sobre el proyecto. Esto significa que, en términos de coste anual, el acceso a la información cuesta a la empresa constructora media más de 16.000 dólares al año por persona.
Otro problema de los servidores internos es la confusión de versiones. A medida que se producen revisiones, se crean múltiples versiones de los documentos. Si los capataces, supervisores de campo y subcontratistas no están informados de estos cambios o no tienen acceso inmediato a las actualizaciones de los planes, es fácil que se produzcan errores y que el trabajo resulte costoso si los equipos consultan un documento desactualizado. En el caso de contratos a precio fijo, esto podría anular cualquier beneficio.
Los sistemas de gestión documental basados en la nube permiten acceder al sistema a través de Internet, lo que permite el acceso a cualquier usuario con independencia de su ubicación: todo lo que necesitan es una conexión a Internet. Esto supone un cambio radical para el sector de la construcción, ya que gran parte del trabajo se realiza fuera de la oficina, en obras y en zonas remotas.
Con un software de gestión de la construcción basado en la nube como Civalgo, la gestión de documentos de construcción se integra en un sistema más amplio que permite a las empresas de construcción programar y enviar cuadrillas, realizar un seguimiento de la productividad y los costes del proyecto, gestionar la seguridad de la obra, automatizar las nóminas y comunicarse en tiempo real entre la oficina y el campo.
Realmente no hay competencia entre los sistemas de gestión documental locales y los basados en la nube. Las ventajas, especialmente en un sector tan cambiante y complejo como el de la construcción, superan con creces a los inconvenientes.
Dicho esto, la transición desde sistemas heredados nunca es fácil, y hay que estar preparado para algunos retos, los más comunes :
Antes de elegir un software de gestión de la construcción basado en la nube, conviene conocer el producto y programar una demostración con un experto para obtener más información.
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