Según un estudio realizado en 2019 por KPMG, el 66 % de las obras supera su presupuesto en más de un 10 %. En otras palabras, ¡apenas un tercio de las obras consiguen mantenerse más o menos dentro del presupuesto! Estos sobrecostes, que representan millones de dólares(500 millones solo entre 2009 y 2013), parecen afectar a todos los sectores de la construcción, sea cual sea la envergadura de los proyectos emprendidos. Desde las simples reformas residenciales hasta los grandes proyectos de ingeniería civil(9 de cada 10 megaproyectos presentan importantes sobrecostes), los sobrecostes parecen estar muy extendidos. 

Sin embargo, parece que la mayoría de estos excesos presupuestarios podrían evitarse. Pero, ¿cómo hacerlo? ¿Cuáles son los métodos más eficaces para que las empresas y los jefes de proyecto controlen los costes y se mantengan dentro del presupuesto? Nuestro artículo lo explica.

Comprender mejor las razones y causas de los sobrecostes en la construcción. 

Es difícil (¡e insultante!) justificar todos estos sobrecostes por una falta de conocimientos técnicos o de buena voluntad. Sobre todo porque, como hemos visto, se trata de un problema muy común y que afecta a todas las empresas. Entonces, ¿cuáles son las causas de estos sobrecostes? ¿Por qué el sector de la construcción es tan vulnerable desde el punto de vista financiero? 

Aunque las causas exactas pueden variar de un proyecto a otro, ciertos factores se repiten con frecuencia. 

Planificación y estimación de costes deficientes.

Si nunca consigue cumplir sus estimaciones, es sin duda en las primeras horas de vida de sus proyectos de construcción cuando surgen sus problemas. Y pueden adoptar muchas formas: 

• Falta de definición clara del alcance y los objetivos del proyecto: subestimar la carga de trabajo necesaria para completar un proyecto puede acarrear trabajo adicional y costes imprevistos. 
• Planificación insuficiente: por falta de tiempo y de recursos humanos, muchas empresas no dedican tiempo suficiente a la planificación detallada de sus proyectos. Por desgracia, ¡las consecuencias pueden ser desastrosas!
• Presupuestos imprecisos o insuficientemente detallados: un presupuesto chapucero siempre acabará costándole dinero. Hay que tener en cuenta todos los factores esenciales: materiales, mano de obra, gastos generales, cantidades, etc.  
• Falta de análisis de riesgos: El sector de la construcción es muy vulnerable a los riesgos. Por tanto, identificar y anticipar estos riesgos es crucial para evitar sobrecostes. 
• Uso ineficaz o inadecuado de las herramientas de gestión de proyectos: una supervisión deficiente de las obras puede dificultar el seguimiento de su progreso, impedir el control de los gastos y retrasar la entrega del proyecto. 

Escasa previsión de imprevistos.

Los imprevistos son inevitables en la construcción. Desgraciadamente, si estos imprevistos no se prevén adecuadamente, pueden dar lugar a importantes sobrecostes presupuestarios. Estos imprevistos pueden adoptar la forma de :

• Condiciones meteorológicas adversas: las tormentas y las temperaturas extremas pueden retrasar el trabajo y, por tanto, aumentar los costes. 
• Problemas del suelo: Una mala estimación de las condiciones del suelo puede requerir trabajos adicionales de cimentación o estabilización del suelo. 
• Errores de diseño o construcción: todos cometemos errores, pero los trabajos de reparación o reconstrucción tienen un precio. 
• Normativa cambiante: la normativa de construcción es estricta y cambia con regularidad. Pueden provocar cambios en los planes de construcción y aumentar el coste final de ejecución. 
• Escasez de materiales: Una repentina escasez de materiales de construcción puede provocar retrasos y sobrecostes. 

Problemas de comunicación

Una comunicación deficiente puede dar lugar a malentendidos, errores y trabajo extra no planificado, lo que en última instancia puede llevar a que se sobrepase el presupuesto. Los problemas de comunicación pueden producirse con : 

• El cliente: Un malentendido sobre las expectativas y los plazos de construcción puede dar lugar a errores, retrasos adicionales, cambios en los planes y obras imprevistas. 
• Subcontratistas: Los problemas de comunicación con los subcontratistas pueden dar lugar a malentendidos de diverso grado, desde ligeros retrasos hasta errores de diseño y problemas de pago. 
• Los distintos equipos sobre el terreno: Una mala comunicación con sus equipos sobre el terreno puede dar lugar a una mala coordinación, falta de autonomía, ineficacia y despilfarro de materiales y tiempo.  

¿Qué se puede hacer para evitar sobrecostes? 

Afortunadamente, los sobrecostes no son inevitables. Adoptando un enfoque proactivo y estableciendo procesos de trabajo rigurosos desde el principio, puede reducir considerablemente los excesos presupuestarios y conseguir que sus proyectos de construcción lleguen a tiempo y se ajusten al presupuesto.

Aquí tienes algunas vías que puedes explorar para hacerlo más fácil: 

Elabore desde el principio un presupuesto preciso y detallado. 

Como ya se ha dicho, los excesos presupuestarios suelen ser el resultado de una mala planificación o de estimaciones inexactas. Para evitarlo, es importante establecer un presupuesto preciso y detallado desde el principio del proyecto. Esto significa : 

• Defina claramente el alcance del proyecto y sus objetivos. Así podrás identificar todos los trabajos y materiales necesarios, y evitarás sorpresas posteriores. 
• Implique a todas las partes interesadas en el proceso de presupuestación. Asegúrate de que todos los subcontratistas implicados presenten presupuestos precisos y detallados. Asegúrate de que todo el mundo conoce los costes previstos y evita malentendidos. 
• Utilice los métodos de estimación de costes adecuados. Paramétricos, detallados o analógicos, ¡usted elige! Pero recuerde que, aunque las estimaciones detalladas son las más caras y las que llevan más tiempo, también son las más precisas y se adaptan perfectamente a los proyectos complejos. Existen soluciones para obtener buenas estimaciones detalladas a menor coste. 
• Tenga en cuenta todos los costes potenciales. Esto incluye materiales y mano de obra, pero también imprevistos y costes de financiación. 
• Utilizar un software de estimación y de seguimiento software de seguimiento de proyectos. Obtendrá presupuestos precisos y detallados en un tiempo récord. Podrá hacer un seguimiento de sus gastos en tiempo real e identificar rápidamente los cuellos de botella. 

Utilizar métodos eficaces de gestión de proyectos. 

Para mantener el rumbo de sus proyectos de construcción y evitar sobrecostes, es esencial gestionar bien los proyectos. Hay varios métodos de gestión de proyectos que puede utilizar, por ejemplo..:

• El método Kanban Este método permite ver el flujo de trabajo de un vistazo e identificar rápidamente los cuellos de botella. Resulta especialmente útil en proyectos complejos con muchas tareas interdependientes. 
• En objetivos SMART Los objetivos SMART son metas claras, medibles, alcanzables y definidas en el tiempo. Le permiten fijar objetivos claros y concretos para sus proyectos de construcción y supervisar los progresos a medida que avanza.
• Visite Diagrama de Gantt El diagrama de Gantt es una herramienta visual de planificación y seguimiento de tareas y plazos. Resulta especialmente útil en proyectos con plazos ajustados. 

Establezca un sistema riguroso de vigilancia de las obras. 

Seguir de cerca el progreso de sus proyectos y gastos es esencial si quiere identificar rápidamente los problemas y tomar medidas correctivas antes de que se traduzcan en costes adicionales. Le recomendamos que : 

Establecer puntos de control periódicos: los puntos de control son momentos en los que se evalúa el avance del proyecto en relación con el presupuesto y el calendario. Permiten detectar posibles desviaciones y adoptar las medidas correctoras necesarias. 

Utilizando software de supervisión de obras Además de automatizar algunos de sus procesos, limitando así los errores y el tiempo dedicado a tareas repetitivas y laboriosas, el software de supervisión le proporcionará datos, informes y análisis en tiempo real que le ayudarán a tomar decisiones con conocimiento de causa. 

Comuníquese eficazmente con todas las partes interesadas en su proyecto. 

Una comunicación clara y abierta es esencial para evitar malentendidos y errores que conlleven trabajo extra y sobrecostes. Puede :

Establecer canales de comunicación claros y eficaces: la comunicación debe ser rápida y sencilla. Debe permitir a todos los implicados estar al tanto del progreso del proyecto, los cambios y los posibles problemas. Evita multiplicar los canales de comunicación y centraliza la información en la medida de lo posible. 

Utilice herramientas de comunicación adecuadas: los programas informáticos de gestión de proyectos suelen ofrecer plataformas de comunicación muy completas y eficaces. 

Definir funciones y responsabilidades claras: todo el mundo debe saber a quién dirigirse y a quién comunicar un problema. 

Fomentar una cultura de comunicación abierta y honesta: es importante que todos los miembros del equipo se sientan cómodos comunicando sus ideas y preocupaciones.

Gestión proactiva del riesgo. 

Como hemos visto, ¡los riesgos forman parte del trabajo! Es importante identificar los riesgos que podrían dar lugar a sobrecostes y poner en marcha planes de mitigación para gestionarlos. Para ello, puedes : 

• Realizar un análisis de riesgos: Un análisis de riesgos identifica los riesgos potenciales y evalúa su probabilidad e impacto. Este análisis permite elaborar planes de mitigación. 
• Elabore un registro de riesgos: conserve un documento en el que se enumeren todos los riesgos potenciales que haya identificado, su probabilidad, su impacto potencial y los planes de mitigación que haya elaborado. 
• Seguimiento y control de riesgos: es importante realizar un seguimiento y control de los riesgos potenciales para poder tomar medidas correctivas en caso necesario.
• Opte por un software de estimación: hoy en día, un buen software de estimación puede tener en cuenta estos riesgos en sus cálculos. Es una ventaja innegable.

Aunque los excesos presupuestarios en la construcción son un problema común, pueden evitarse con la ayuda de algunas estrategias eficaces. Poniendo en marcha procesos de trabajo rigurosos y metódicos, las empresas del sector pueden aumentar sus posibilidades de terminar los proyectos dentro del presupuesto y los plazos previstos. 

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