Allez dans l'onglet « Rapports journaliers » pour vous familiariser avec cette fonctionnalité majeure de Civalgo.
Les rapports journaliers peuvent être visualisés de deux manières différentes : sous forme de calendrier et sous forme de liste. Chaque rapport est relié à une équipe et à une journée. Il est donc obligatoire de créer une équipe avant de créer un rapport journalier.
Vue calendrier
Vue liste
En-tête statique
Dans l'en-tête statique en haut de chaque rapport, vous pouvez voir le nom de l'équipe ainsi que la date. Vous pouvez changer d'équipe et visualiser un autre rapport à la même date. Utilisez les flèches pour naviguer vers le rapport précédent ou suivant de l'équipe sélectionnée.Dans cet en-tête, vous pouvez également voir le nom du chef d'équipe et de la personne ayant planifié le rapport.À droite de l'en-tête, vous avez les boutons d'action. Vous pouvez :
Réduire ou déployer chaque section du rapport
Imprimer le rapport en exportant un fichier PDF
Partager le lien du rapport journalier avec plusieurs personnes, qu'elles soient utilisatrices de Civalgo ou non
Notifier vos employés par SMS avant une journée de travail. Cette fonctionnalité envoie les informations telles que la date, l'équipe, le projet et des détails supplémentaires sur la planification. Il n'est pas possible d'utiliser cette fonctionnalité pour un rapport dans le passé.
En-tête
Gestion des statuts
Chaque rapport dispose de 5 statuts :
À planifier
C'est le statut indiqué après la création d'un rapport. Il signifie généralement que vous aurez de l'activité ce jour-là avec une équipe X, mais rien n'est encore planifié. Pour le moment, votre rapport est vide.
À remplir
Une fois que vous avez planifié certains éléments dans votre rapport — comme ajouter des projets et tâches, vos ressources ou encore des documents — c'est le moment de mettre ce statut « à remplir ». Cela indique que le rapport est prêt à être rempli par les personnes en charge. Ce sont soit les employés ou les chefs d'équipe qui vont venir remplir les sections depuis Civalgo ou grâce à notre application mobile Logbook.
À réviser
Cette étape signifie que le rapport a été rempli et qu'il est désormais temps de le réviser avant de valider les coûts. Il faut donc relire chaque section et faire les modifications nécessaires avant de passer à l'étape suivante.
À valider
À cette étape, votre rapport a été planifié, rempli et vérifié. Il est désormais prêt pour l'étape de la validation des coûts. Les chargés de projets peuvent consulter la page « Validation des coûts », qui illustre les coûts par ressources pour cette journée. Cette page est pré-remplie avec les données précédemment saisies dans la page « Taux des ressources », si vous aviez effectué vos réglages. Vous pourrez éditer manuellement le taux des ressources dans cette page si besoin.
Validé
Lorsque les coûts ont été validés, toutes les étapes ont été réalisées et votre rapport est donc complet pour cette journée. Bravo !
Les sections
Un rapport journalier est composé de plusieurs sections :
Titre : Le titre est affiché dans la vue calendrier et liste. Vous pouvez le cacher dans la vue calendrier grace a un réglage. Il vous permettra d'identifier rapidement une étape de projet.
Description : La description est affichée dans la vue calendrier et liste. Vous pouvez le cacher dans la vue calendrier grâce a un réglage. Elle vous permettra de remettre rapidement les informations à effectuer pour la journée ou de recevoir un compte rendu par votre homme de chantier, sans forcément devoir l'ouvrir.
Commentaires : Avec les commentaires, vous pouvez facilement identifier vos collègues pour les notifier d'un message, d’une situation et ajouter des photos d’événements ainsi que vos commentaires à cet effet.
Tâches : Ajoutez les projets et tâches sur lesquels vous allez travailler pour cette journée et pour lesquelles vous désirez avoir une quantité d’avancement.
Employés : Ajoutez votre main d’œuvre et les sous-traitants qui réaliseront les tâches du jour. Vous pouvez rapidement saisir des blocs d'heures en indiquant le type de travail, l'équipement associé, la tâche effectuée ainsi que les primes reçues. Vous pouvez également ajouter une note à chaque employé.
Équipements : Ajoutez les équipements et vos locations qui serviront pour les tâches du jour. Vous pouvez rapidement saisir des blocs d'heures en indiquant la tâche effectuée, l'employé ayant utilisé l'équipement ainsi qu’une note et un compteur horaire.
Matériaux : Ajoutez les matériaux que vous utilisez lors d'une journée de travail. Après y avoir associé une activité, vous pourrez indiquer les quantités utilisées que vous comparerez aux objectifs indiqué au rapport par la planification ou le responsable au projet.
Formulaires : Ajoutez des formulaires que vous avez créés au préalable dans l'onglet « Formulaires » du menu.
Documents : Ajoutez des documents pertinents à ce rapport, tels que des photos ou gabarit/template que vous avez à remplir en fonction de votre organisation ou projet.
Signatures : Cette section vous permet de partager des sections spécifiques ou activités spécifiques de ce rapport avec d'autres personnes, qu'elles soient utilisatrices de Civalgo ou non. Cela peut être utile, par exemple, pour faire signer ce document par un client, dans le cas de vérification, validation avant facturation ou dans le cas d’extra.
Certaines sections vous permettront de capturer beaucoup de données et de les visualiser dans l'onglet « Contrôle de projet ». Plus vous saisissez de données, meilleur sera votre suivi. Vous pourrez ainsi suivre vos projets en temps réel aujourd’hui afin de prendre les meilleures décisions pour les jours à venir.
